Advocacia 4.0 - Técnicas para definir prioridades e alcançar objetivos

Advocacia 4.0 – Técnicas para definir prioridades e alcançar objetivos

VOCÊ TAMBÉM PODE BAIXAR ESSE E-BOOK PARA LER OFF-LINE AQUI.

No dia a dia do trabalho, são muitas as tarefas que o advogado precisa cumprir, sem contar a demanda por metas e objetivos desafiadores. Isso é cada vez mais comum, especialmente entre os escritórios e profissionais que prezam pelo alto desempenho.

Estabelecer um escritório de advocacia e não definir metas é como “navegar sem uma bússola”, muito mais complexo e quase sempre acaba mal. Então, é verdadeiramente necessário conhecer e aplicar as melhores técnicas correlacionadas ao assunto.

Há três coisas que você, advogado, deve conhecer: como estabelecer metas de qualidade, como mensurar os resultados até então obtidos e como priorizar o que realmente importa. Somente assim, poderá crescer e progredir de modo sustentável.

Para te ajudar nessa tarefa, criamos um e-book sobre o assunto. Hoje, vai entender como criar metas, OKRs, mensurar os resultados e priorizar tarefas. Como resultado, poderá ter um melhor desempenho e qualidade nos serviços prestados. Boa leitura!

1.  Os perigos de navegar sem uma bússola

Já imaginou entrar em uma embarcação e navegar para lugares distantes sem nenhuma certeza do caminho, contanto apenas com a “sorte” e com o bom senso do comandante? Os perigos seriam muitos, por exemplo, as ameaças de encalhe.

É exatamente isso o que acontece quando não há metas no escritório, todos os advogados e empregados ficam reféns da inteligência sistêmica do sócio-gestor e das variáveis do ambiente externo. Com toda a certeza, esse não é o melhor cenário.

Sem metas que funcionem como uma bússola, indicando o caminho para o qual todos devem ir, é muito provável que até mesmo o desempenho obtido seja inferior. E mais, o número de erros, problemas e conflitos por falta de alinhamento sejam maiores.

Em uma pesquisa feita pela Microsoft com 38 mil profissionais, se descobriu que cerca de 17 horas semanais no trabalho são improdutivas. Na pesquisa, a falta de objetivos (32%) e as prioridades pouco claras (31%) foram citadas como armadilhas.

Para os advogados, ainda há outros perigos correlacionados, como:

  1. Falta de crescimento profissional;
  2. Pouca priorização do que deve ser feito;
  3. Baixo foco nos resultados;
  4. Perigo de perder posição para a concorrência.

Levando tudo isso em consideração, estabelecer metas de qualidade é uma verdadeira prioridade para o escritório e para o próprio advogado. A questão é: como isso pode ser feito? Quais ferramentas usar? Que prioridades e objetivos finais estabelecer?

2.  A definição de metas inteligentes e desafiadoras

Agora que entende a importância de ter boas metas, é preciso saber como construí-las no escritório de advocacia. Toda meta de qualidade possui algumas características em comum, como a facilidade na mensuração, a clareza e a objetividade.

Para atender a esses e outros quesitos, advogado, é importante usar uma metodologia conhecida como S.M.A.R.T. Ela foi criada em 1981 por George T. Doran e veiculada pela revista Management Review como um artigo. O nome da metodologia é, na verdade, um acrônimo de 5 palavras com origem no inglês, são elas:

  1. Specific — específica;
  2. Measurable — Mensurável;
  3. Assignable — Atribuível;
  4. Realistic — Realista;
  5. Time-related

No escritório, uma boa meta deve conter essas características básicas, assim a equipe de advogados pode entender com maior facilidade o que deve ser feito, como e por quem deve ser feito. Os resultados finais, por consequência, serão mais animadores.

2.1.   Segmente uma área específica para melhoria

A primeira tarefa é construir uma meta realmente específica, clara o suficiente para que todos do escritório entendam e sigam a mesma direção. Por engano, muitas metas são pouco claras e acabam se tornando verdadeiras armadilhas no trabalho.

Imagine a meta “crescer mais que a concorrência”. Ela é interessante e desafiadora, mas pouquíssimo clara e deixa muito espaço para interpretações. Crescer em que sentido? Financeiro? De número de clientes? Processo ativos? Não cometa esse erro!

2.2.   Estabeleça um indicador de progresso

Um segundo ponto crucial é a mensurabilidade da meta. Como saber se está sendo alcançada ou não, se não há indicadores ou métricas que comprovem isso? É preciso que o advogado ou sócio do escritório muna a meta de critérios quantitativos.

Agora, vamos usar a mesma ideia de crescer mais que a concorrência. O critério quantitativo pode ser o nível de participação no mercado (Market Share) ou, ainda, os ganhos financeiros do negócio em determinado período. Há muitos outros indicadores e métricas que podem ser acompanhados, como explicado em nosso blog.

2.3.   Verifique quem será responsável pelo resultado

É preciso que alguém seja responsável pela meta definida, caso contrário ela corre o risco de ser deixada de lado ou mesmo esquecida. Não adiante afirmar que todos os profissionais do escritório são responsáveis, isso quase nunca funciona na prática.

Então, reserve um tempo para selecionar alguém da equipe, de preferência um advogado sênior ou sócio do escritório, para se responsabilizar pelos resultados desejados. Ele será o mais cobrado e parabenizado pelos resultados finais atingidos.

2.4.   Trabalhe com resultados que podem ser alcançados

Muitos advogados ou sócios-gestores arquitetam metas impossíveis ou quase impossíveis de serem atingidas. O que deveria motivar a equipe, nesse caso, vira motivo de piada, sem efeito motivador ou com efeito oposto ao desejado.

Para definir uma meta SMART é preciso pensar na sua alcançabilidade, não adianta criar algo visto como impossível ou dificílimo. Para tal fim, estabeleça os resultados desejados com base em análises e relatórios gerenciais acerca do escritório jurídico.

2.5.   Especifique quando os resultados precisam ser alcançados

O último critério da metodologia SMART está relacionado ao prazo para o alcance da meta. Quando um objetivo é definido sem data clara para o alcance, dificilmente gera o senso de urgência necessário ou engaja a equipe de advogados como deveria.

O prazo final pode variar de acordo com a dificuldade da meta estabelecida, enquanto algumas são trimestrais outras são quinzenais ou até diárias. O mais indicado é estabelecer metas de curto prazo, que engajem a equipe no “hoje” e gerem resultados.

3.  O modelo OKR para definição de metas na advocacia

Mesmo usando a metodologia SMART, muitos advogados têm dificuldades em desdobrar objetivos genéricos, geralmente de longo prazo, em metas menores e mais fáceis de alcançar. Aqui, outra ferramenta pode ser usada: o OKR.

O nome vem do inglês Objectives and Key Results, em português: Objetivos e resultados-chave. O conceito inicial foi criado por Andy Grove, ex-presidente da Intel, e logo ganhou destaque em todo o mundo, graças à simplicidade e eficácia.

Para usar a ferramenta, o primeiro passo é estabelecer objetivos genéricos — grandiosos e capazes de mudar o status quo do escritório de advocacia (não confunda com objetivos dificílimos ou impossíveis de alcançar, que fique claro). Por exemplo, “dobrar o número de empresas representadas pelo escritório em 6 meses”.

Logo em seguida, é o momento de estabelecer os resultados-chave, chamados de Key Results. Eles explicam como chegar lá, com prazos e números que balizem a consecução dos objetivos pretendidos pelo escritório. Confira, agora, um exemplo:

  • Objective: Em 6 meses, dobrar o número de empresas representadas
  • Key Result 1: reduzir em 30% a evasão de clientes;
  • Key Result 2: captar 20% mais empresas representadas;
  • Key Result 3: manter 90% dos clientes satisfeitos com o escritório.

É importante se concentrar em 3 ou 5 objetivos por vez, com 5 ou menos resultados- chave para cada. Conte com outros advogados ou estagiários para criar ao menos 50% das OKRs, assim, é possível aumentar a motivação diária. Monitore continuamente o progresso obtido, com base em relatórios dos indicadores de desempenho.

4.  Os indicadores para monitorar o progresso

Como explicado anteriormente, toda meta deve ser mensurável. O mesmo acontece com a OKR, que precisa de números claros para monitorar o alcance dos resultados- chave. No escritório de advocacia, alguns dos indicadores mais importantes são:

  1. Lucratividade — é a relação entre o lucro e as receitas. Com esse indicador, pode-se medir a capacidade da empresa pagar suas contas e gerar
  2. Retorno Sobre o Investimento (ROI) — indica o retorno obtido ou potencial de retorno de um investimento, facilitando a tomada de decisões estratégicas;
  3. Crescimento — revela a evolução da receita da empresa ao longo do tempo, basta relacionar a receita do atual ano de trabalho com a do ano anterior;
  4. Market Share — grau de participação do escritório de advocacia em uma determinada área jurídica, como a de direito ambiental ou imobiliário.
  5. Satisfação do cliente — aponta como o serviço do advogado é percebido pelo cliente, geralmente levantado por meio de pesquisas de satisfação.
  6. Absenteísmo — Mede faltas e atrasos ao escritório de advocacia, denotando o grau de engajamento dos advogados, sócios e estagiários.
  7. Retenção de cliente — ajuda a identificar o tempo que o cliente permanece no escritório, indicando sua fidelidade e lealdade ao

A definição dos melhores indicadores pode variar bastante, então é crucial ter um objetivo claro em mente. Em seguida, definir indicadores correlacionados!

Outra vez, imagine que o objetivo é dobrar o número de clientes do escritório. O ideal é monitorar o nível de satisfação e lealdade, a retenção dos clientes e a participação  no mercado (Market Share). Desse modo, terá uma visão real e atual do que acontece.

Além de ajudar no monitoramento das métricas e definição de prioridades, bons indicadores contribuem para identificar pontos críticos no escritório jurídico. Ou seja, se torna mais fácil identificar o que tem dado certo e o que precisa de melhorias.

5.  As estratégias para gestão das prioridades

Estabelecer prioridades é de suma importância, assim é possível manter o foco no que realmente importa, delegar outras tarefas ou mesmo eliminá-las da demanda diária.

Entre as principais estratégias para priorizar as metas e tarefas, usar a matriz do tempo, aprender a dizer “não” e delegar tarefas são algumas das mais importantes. Dessa maneira, advogado, você pode se manter compenetrado nos afazeres certos.

5.1.   Matriz de gestão do tempo

A ferramenta ganhou popularidade com o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey. A ideia é classificar as tarefas e gerenciar as que realmente importam, garantindo que sejam trabalhadas com prioridade e eficiência.

A matriz relaciona as tarefas diárias com base em duas variáveis: importância e urgência. Logo, é possível identificar tarefas e metas que são:

  1. Importantes e urgentes;
  2. Importantes e não urgentes;
  3. Não importantes e urgentes;
  4. Não importantes e não

As tarefas importantes e urgentes devem ser logo trabalhadas, pois o não cumprimento pode apresentar riscos à firma. No entanto, o ideal é ter um baixo número dessas tarefas, afinal, ninguém quer viver “apagando incêndio”.

O ideal é ocupar o tempo com as tarefas importantes e não urgentes, que podem ser planejadas e programadas com maior qualidade. Isso garante um menor número de erros, bem como resultados finais mais grandiosos e adequados ao escritório.

As duas últimas categorias, que apresentam baixo grau de importância, devem ser delegadas ou eliminadas da demanda diária. Logo, é possível manter o foco no que gera valor, estabelecer prioridades diárias e atingir metas e objetivos desafiadores.

5.2.   Capacidade de dizer “não”

Um grande problema é se envolver em vários processos, tarefas e projetos ao mesmo tempo, isso faz com que as prioridades diárias sejam pouco claras ao advogado e que as metas mais importantes sejam colocadas em segundo plano.

Nesse ponto não há segredo, é preciso aprender a dizer “não”. Lembre-se que é necessário manter a qualidade nas tarefas que são realizadas, assim como priorizar as metas que devem ser atingidas. Se o advogado ou sócio-gestor do escritório continuar dizendo “sim” para tudo, nunca terá tempo para o que realmente deve ser feito.

Então, é preciso praticar a arte de dizer “não”. Por mais difícil que seja, é uma demanda latente para quem quer ser produtivo, alcançar metas e objetivos.

Quando as metas certas são priorizadas pelo advogado e outros profissionais, o escritório de advocacia pode crescer de modo sustentável. Além disso, pode promover qualidade de vida e bem-estar, mantendo toda a equipe focada no mais importante.

Conclusão

Agora, advogado, você conhece as principais técnicas para definir prioridades e alcançar objetivos relevantes. Então, não deixe de aplicá-las na prática.

Lembre-se sempre que há um grande risco em navegar sem bússola, isto é, sem metas que mostrem o caminho e os objetivos que devem ser alcançados. Por isso, o ideal é traçar metas SMART, com critérios quantitativos bem definidos.

O desdobramento pode ser feito com o método OKR, onde o objetivo genérico é definido e resultados menores, no formato de metas SMART, são desdobrados e compartilhados com o público de interesse.

O ideal é ter um pequeno número de objetivos, todos claros e relevantes ao sucesso do escritório de advocacia. Desse modo, todos serão beneficiados — to topo à base da empresa — e um ambiente produtivo e de qualidade poderá ser construído.

 

VOCÊ TAMBÉM PODE BAIXAR ESSE E-BOOK PARA LER OFF-LINE AQUI.

 

SOBRE A EMPRESA

O iTurn é um software jurídico completo, feito para departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. Com mais de 30 mil advogados ativos e sob a missão de “ser uma solução completa”, oferecemos ferramentas para gerenciamento e cadastro automático de processos, CRM, agenda de prazos e audiências, controle de honorários e custas processuais, automação de documentos e muito mais.

Dessa maneira, ajuda a descomplicar as tarefas e otimizar os resultados do negócio. Comece, agora, um teste grátis!