Como um software de gestão pode otimizar processos e reduzir custos na empresa?

Como um software de gestão pode otimizar processos e reduzir custos na empresa?

Contar com a ajuda de um bom software de gestão é uma medida cada vez mais natural para as empresas, afinal, é preciso conduzir e extrair o máximo dos seus recursos. A questão é: como um software pode ser útil para otimizar os processos e reduzir custos?

Antes de esclarecer essa dúvida, é preciso conceituar o que é um software de gestão. Também chamado de ERP (Enterprise Resource Planning), é uma ferramenta digital que contribui para o gerenciamento dos diversos recursos empresariais — como pessoas, processos ou produtos.

Sua importância é ainda maior hoje, meados da quarta revolução industrial. É preciso que uma empresa, mesmo a menor, tenha o mínimo de modernidade e digitalize seus processos. Por consequência, poderá operar com maior fluidez, eficiência e eficácia.

Pensando nisso, elaboramos um guia para você. Hoje, vai entender mais sobre a importância de um sistema de gestão e seus benefícios para a empresa. Boa leitura!

Otimizando processos e definindo prioridades

É possível dizer que um processo é uma sequência de atividades para se chegar a um resultado desejado. A emissão de um boleto para o cliente, por exemplo, depende de alguns passos específicos, o mesmo acontece com a venda de produtos ou com a cobrança de inadimplentes.

Dependendo da formar como esses passos são executados, é possível que um processo seja rápido e eficaz ou demorado e ineficiente. De qualquer forma, se deve analisá-los e avaliar como resultados ainda melhores podem ser atingidos.

Uma das melhores formas para otimizá-los é contar com a ajuda de um bom software de gestão, afinal, essa ferramenta permite organizar e simplificar o que deve ser feito. Confira:

Organização da agenda e tarefas diárias

Para manter a organização dos processos e garantir que bons resultados sejam alcançados, é preciso separá-los em pequenos blocos, definindo as tarefas que devem ser feitas em cada momento. Assim, é possível focar no que é realmente útil.

O sistema de gestão permite uma melhor organização do dia a dia, definindo tudo o que deve ser visto — ou não — como uma prioridade. Logo, é possível agendar viagens, reuniões, tarefas e definir as prioridades operacionais em um único lugar, aumentando as chances de sucesso.

Gerenciamento de projetos e trabalhos

Há uma característica que distingue os projetos: sua temporalidade. Eles possuem início e fim, data para começar e para terminar. Por essa razão, é ainda mais importante otimizar as atividades diárias e garantir que tudo seja feito a tempo.

Nesse ponto, um bom sistema contribuir para manter toda a equipe alinhada, entendendo exatamente o que está acontecendo e em que estágio do ciclo de vida o projeto se encontra. O software permite a troca de mensagens, notificações por e-mail e controle das tarefas.

Definição de metas e estratégia

O sistema de gestão também é útil para definir os objetivos e metas do negócio que devem ser conquistados em curto, médio e longo prazo. Assim, é possível instigar a equipe a atuar com maior empenho e dedicação na busca pelos resultados.

Todavia, não basta definir metas para o futuro, é preciso ter uma estratégia de atuação muito bem delineada. Essa estratégia deve indicar o passo a passo para que o objetivo principal seja conquistado, os envolvidos e prazos.

Reduzindo custos e gerenciando as finanças da empresa

A saúde financeira do estabelecimento é um assunto que deve estar cada vez mais presente nas reuniões estratégicas, pois sem isso é impossível manter o negócio ativo.

Diferente do que alguns podem acreditar, o principal objetivo não é reduzir custos, alguns, inclusive, devem ser mantidos para que o negócio permaneça competitivo. O intuito é diagnosticar “gargalos” financeiros e eliminá-los, tornando a companhia enxuta.

Para uma boa gestão das finanças, é preciso contar com um sistema de gestão. Ele será útil para gerenciar o fluxo de caixa, otimizar as entradas financeiras e controlar as despesas. Confira:

Gerenciamento financeiro do estabelecimento

Um sistema de gestão contribui para que a gestão financeira seja feita com uma qualidade muito superior. Não adianta mais anotar as contas em planilhas, cadernos ou aplicativos gratuitos baixados da internet, é preciso ter uma ferramenta desenvolvida especificamente para isso.

Um dos principais benefícios é o adequado controle do fluxo de caixa, isto é, das entradas e saídas financeiras ao longo de determinado período. É certo que muitos gestores levam a empresa à falência por não cuidar bem do fluxo de caixa, afundando-a em dívidas.

Fechamento de vendas e oportunidades de negócios

Outro ponto favorecido pelo sistema de gestão e que merece destaque é o fechamento de vendas, garantindo a entrada de recursos na organização. Com um bom software é possível emitir orçamentos de venda, monitorar o nível do estoque, ter acesso às informações de clientes e, por consequência, potencializar as vendas.

Redução de custos não estratégicos

Há diversos custos necessários ao funcionamento da empresa, porém, eles também mitigam a lucratividade desejada. É importante ter um sistema que facilite a gestão dos custos, assim como potencialize os processos para reduzir falhas e desperdícios financeiros.

De modo geral, é possível classificar os custos em estratégicos e não estratégicos. O primeiro gera novos negócios e permite o crescimento da empresa. O segundo, no entanto, é representado por gastos necessários para o funcionamento — aluguel, água, energia — e deve ser reduzido.

Definindo o melhor software de gestão para a empresa

Como se pode observar, há muitos benefícios em usar um bom software de gestão na empresa. Além de otimizar os processos diários, permite a redução de custos e uma melhor gestão financeira, aumentando a competitividade do empreendimento.

Na hora da escolha, é importante buscar por um software que já tenha sido testado e aprovado por outras empresas. Além disso, é crucial averiguar se suas funcionalidades realmente atendem as necessidades operacionais e estratégicas do seu estabelecimento.

Uma importante dica é realizar um teste grátis e averiguar se o sistema realmente atende suas expectativas. Dessa forma, é possível fazer a melhor escolha.

Entende como um software pode ajudar a otimizar os processos e reduzir custos, certo? Agora, aproveite para entrar em contato conosco, conhecer um software que já é usado por mais de 30 mil empresas e fazer um teste grátis. Vamos lá!