Sistema de Gestão para pequenas empresas

Sistema de Gestão para pequenas empresas

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é um programa de computador que lhe ajuda a cuidar das atividades de sua empresa. Ele é um software inteligente e que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos quanto for possível.

Os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Os benefícios podem ser representados por meio de diversos indicadores de qualidade. Veja alguns exemplos:

  • Ganho de produtividade em alta escala;
  • Melhor organização da empresa e seus setores;
  • Redução de custos e controle de desperdícios;
  • Aumento das vendas e lucratividade;
  • Maior segurança para empresa e seus funcionários;
  • Melhoria nos índices de satisfação interna e dos clientes;
  • Aumento da qualidade de vida para os colaboradores.
  • Diminuição do impacto das atividades na natureza com utilização sustentável dos recursos na empresa;

Esses são apenas alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão. Na sequência, explicaremos, ainda, o que é o ERP, CRM e os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de uma empresa.

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

O que é ERP ? (Enterprise Resource Planning)

O mais comum entre os sistemas de gestão é o Enterprise Resource Planning (ERP), a evolução da planilha de Excel. Ele serve para garantir o controle e organização do funcionamento da empresa agregando informações sobre a área comercial, produção, gestão de equipes, RH, controle de projetos, financeiro receitas/despesas, fluxo de caixa e muito mais.

O ERP é modular, e pode possuir uma abordagem departamental ou por segmento. Departamental: esta estrutura permite a observação da manutenção dos processos de cada departamento em uma única tela, o que torna a utilização do sistema mais simples e seguro para os usuários. Por segmento:  a estrutura por segmento permite a adequação do software às particularidades departamentais de cada empresa. É, então, voltada para atender às necessidades específicas de ramos de atividade. Um escritório de advocacia, por exemplo, precisa organizar atividades de uma forma totalmente diferente de uma indústria.

O que é CRM? (Costumer Relationship Management)

CRM (Costumer Relationship Management)  cuida do relacionamento da empresa com a base de leads e clientes — informações que, em muitas empresas, estão espalhada entre planilhas diversas. O CRM organiza todo o processo comercial através de um funil de vendas para aumentar o controle e a produtividade da equipe de vendas.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Com a implantação e utilização sistemática de um sistema de gestão aderente ao segmento de atuação de cada negócio, diversas vantagens podem ser observadas, como:

  • Aumento a produtividade;
  • Aumento a transparência;
  • relatórios com indicadores de desempenho;
  • Diminui os riscos de acidentes de trabalho;
  • Reduz a burocracia no trâmite de processos;
  • Aprimora o clima organizacional da empresa;
  • Reduz os danos causados ao meio ambiente;
  • Torna o negócio mais competitivo e mais próximo da excelência;
  • Padroniza processos em consonância aos padrões internacionais;
  • Possibilita um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e produtivo;
  • Fortalece a percepção de marca tanto entre o público interno, quanto entre os clientes.

 

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

E quais são esses indicadores?

Para que os resultados mencionados no tópico anterior possam ser detectados e constantemente aprimorados, alguns indicadores devem ser acompanhados. Veja quais são os mais utilizados:

Indicadores de Desempenho: são informações sobre o desempenho financeiro e operacional da empresa, por exemplo o DRE (demonstrativo do resultado do exercício) é um indicador de desempenho do resultado financeiro da empresa dentro de um período especifico. Além de identificar qual setor ou colaborador esta com a produtividade satisfatória ou não.

Indicadores de qualidade: esse tipo de indicador monitora o número de produtos ou equipamentos que apresentam defeitos, o quanto de matéria prima e recursos humanos são utilizados e o quanto é desperdiçado durante a produção, a quantidade de reclamações por parte dos consumidores em relação aos produtos e/ou serviços finais e, ainda, a quantidade de tempo despendida para entrega de cada um deles.

Indicadores de saúde: as principais métricas avaliadas pelos indicadores de saúde são as envolvendo horas de treinamento oferecidas, despesas com planos de saúde, quantidade de atestados médicos entregues, números de faltas ao trabalho com e sem justificativas, entre outras.

Indicadores de sustentabilidade: no que tange aos indicadores de meio ambiente, os principais focos são o nível de consumo de água e energia no processo de produção, a quantidade de resíduos e de lixo produzidos, o destino dado a esses dejetos, a utilização de matéria-prima biodegradável, o encaminhamento para locais de reciclagem ou reaproveitamento etc.

As empresas precisam simplificar os processos de gestão para se destacar no mercado

Ao mesmo tempo, o gestor precisa buscar garantias de que, com a máxima velocidade e a qualquer tempo, ele terá em mãos as informações que necessita para orientar suas decisões. Além disso, é essencial que todas estas funcionalidades do sistema de gestão estejam disponíveis de maneira colaborativa e inteligente integrando tecnologia, empresa, colaboradores e seus clientes.

Em linhas gerais, essas funcionalidades descrevem exatamente o que um software de gestão empresarial é capaz de atender, ainda mais quando tratamos de uma solução em nuvem. Levando um suporte tecnológico às empresas, os sistemas de gestão proporcionam soluções estratégicas, administrativas, operacionais, financeiras e comerciais.

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

Como saber a hora de implantar um software de gestão ERP na minha empresa?

SOFTWARE DE GESTÃO ERP

Essa é uma pergunta que encontra parte da resposta em si mesma. Afinal, quando esse tipo de questão surge, ela significa que algumas situações já estão mostrando ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.

Porém, para que haja a confirmação desta necessidade, basta fazer uma análise sucinta dos atuais processos de gestão e dos resultados que os mesmos oferecem. Com base nesta análise, é possível detectar eventuais falhas e fazer uma estimativa do quanto elas custam para serem corrigidas ou em termos de perda de faturamento.

Comparando os valores apurados ao longo de um ano com os custos de um software de gestão, o gestor poderá ter uma resposta bastante clara sobre a conveniência do momento para adotar a utilização de um sistema de gestão ERP. Nesta análise, é necessário observar:

1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

Para tomar decisões com segurança e orientar as estratégias que deve seguir, o gestor precisa ser abastecido de informações administrativas sobre a empresa. A velocidade com que essas informações são entregues e a consistência dos dados obtidos, em grande parte, são determinantes para o sucesso das ações.

Da mesma forma, as informações inerentes a negociações, preços, condições de pagamento, disponibilidade de estoques, atendimento ao cliente, entrega de produtos ou de serviços, entre outras que são fundamentais para o andamento do negócio e capazes de garantir as vendas e a manutenção dos clientes, precisam transitar com grande eficiência e confiabilidade.

Ora, se são necessárias reuniões desgastantes e cobranças insistentes para que estas informações possam ser transmitidas e se a transmissão é feita por meio de extensos relatórios, estes são fortes indício de que um software de gestão precisa ser adotado para simplificar estes processos e aumentar a produtividade da equipe.

2 Quanto custam os erros?

Quando o gestor detecta que há perda de tempo, de material e de dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho, surge outro forte indicativo da necessidade real para implantação de um software de gestão.

3 É possível identificar gargalos nos processos?

Um processo de gestão eficiente deve permitir ao gestor detectar com facilidade eventuais gargalos que possam surgir no ciclo do negócio, desde a fabricação de produtos, entrega de serviços ou compra de mercadorias, passando naturalmente pelos processos de comercialização. Se o ciclo não é visível de forma simplificada, surge mais um cenário de que o software de gestão é necessário.

4 Há agilidade nos processos?

Um dos fatores que determinam o sucesso ou fracasso de uma empresa é a velocidade com a qual os processos são desenvolvidos. Sobretudo aqueles que interferem diretamente no processo comercial e entrega de produtos e serviços.

Afinal, entre o envio de um pedido de venda e a entrega, o cliente não pode ficar à mercê da ineficiência de processos ineficientes e não automatizados.

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

5 Quais são os resultados das negociações?

O gestor deve ser capaz de identificar com facilidade quais são aqueles produtos, mercadorias ou serviços que oferecem os melhores resultados, distinguindo daqueles que dão prejuízo ou que simplesmente empatam o capital. Se não é possível fazer esta identificação de forma imediata, há mais um sinal de que o software de gestão é extremamente necessário.

6 Como é feito o controle de estoque?

Também é essencial que o gestor consiga identificar imediatamente a situação de estoque, com capacidade para quantificar as mercadorias de maior giro e aquelas que encalham. Há casos, inclusive, em que é preciso se certificar do prazo de validade de produtos, de mercadorias ou de insumos.

A eficiência no controle de estoque é fundamental para a política de relacionamento com fornecedores e para a garantia de atendimento aos clientes. Em muitos casos, a fim de se livrar de mercadorias encalhadas, é a gestão do estoque que definirá a realização de promoções, por exemplo.

Se rotineiramente ocorre falta de produtos no estoque ou se outros estão encalhados é sinal que o controle de estoque não é feito com eficiência, e por isso um forte indicativo da falta de um software na gestão da empresa.

7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

Se o gestor não tem o conhecimento claro sobre o fluxo de caixa, sobre o que tem a receber e sobre o que tem a pagar, há mais um indício de que é chegado o momento de implantar um software de gestão na rotina da empresa.

Como obter sucesso na adoção do software de gestão?

SOFTWARE DE GESTÃO ERP

De fato, a implantação de um software gestão na empresa é capaz de oferecer uma série de soluções que serão determinantes para o melhor desempenho do negócio. Contudo, a medida não será suficiente se não for precedida de alguns cuidados e também se não for utilizado no dia a dia da empresa de forma sistemática.

A começar pela plena compreensão dos processos que a empresa desenvolve. Afinal, o software virá como um facilitador, que reduzirá a complexidade dos trâmites da empresa, aumentando a velocidade de acesso às informações, que ficarão disponíveis em um banco de dados único. Este banco será acessado por cada departamento da empresa, de acordo com a necessidade.

Nesse sentido, o software de gestão ERP estabelecerá novas rotinas, tanto para as pessoas, quanto para os processos e estas rotinas devem estar aderente com a rotina operacional de empresa ou ate mesmo mudando algumas delas para otimizar de fato eventuais falhas.

Portanto, da mesma forma que é fundamental fazer a escolha do software adequado, também é essencial fazer o pleno envolvimento da equipe com a implantação e utilização do software de gestão, treinando-a de maneira adequada para interagir com o software de gestão.

1 A escolha do software de gestão ERP

Em princípio, todo software de gestão segue as mesmas orientações básicas que, até certo ponto, são iguais para todos os casos. Porém, a partir da especificidade que cada tipo de empresa apresenta, as soluções também devem ser apresentadas de forma personalizada e objetiva.

Por exemplo, uma imobiliária trabalha com controles diferentes daqueles que são feitos em uma agência de publicidade que, por sua vez, é distinta de um escritório de advocacia e assim por diante. Portanto, ainda que sejam comuns a todos alguns dos tipos de registros básicos que são feitos por um ou por outro tipo de negócio — por exemplo, identificação de clientes por CPF ou CNPJ, endereço etc. — grande parte das rotinas são diferentes entre um e outro.

O controle de estoque, por exemplo, é algo muito mais importante para a empresa de comunicação visual do que seria para um escritório de advocacia que, por sua vez, exige um controle de processos jurídicos e agenda de atendimento de clientes bastante eficiente, o que seria dispensável para uma loja virtual.

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

2 Aplicativos personalizados para software de gestão

Além disso, o software deve estar aberto para a utilização de aplicativos ainda mais específicos, que podem significar um ganho imenso na agilidade de processos. Por exemplo, no iTurn Sistemas existem aplicativos elaborados para escritórios de advocacia realizarem a gestão de processos e publicações jurídicas que são um aspecto importante para o dia a dia do advogado. Da mesma forma, há aplicativos úteis para a gestão financeira, para a contabilidade ou mesmo para as ações de comunicação e marketing da empresa, entre outros, que precisam ser considerados caso a caso.

3 Software de gestão ERP em nuvem

As soluções em nuvem vieram para agregar um valor ainda maior aos softwares de gestão. Enquanto em tempos passados era preciso implantar o sistema localmente, o que exigia o custo adicional com um servidor dedicado e com redes complexas, atualmente é possível utilizar sistemas remotos em data-centers com servidores dedicados e altamente seguros, que interligam toda a empresa a partir da internet, dispensando os custeios excessivos e permitindo que várias soluções estejam disponíveis simultaneamente para todos os usuários automaticamente.

Ao mesmo tempo, com o software de gestão em nuvem, a manutenção permanente é garantida, com atendimento imediato às solicitações e sem a necessidade das visitas técnicas. Esta possibilidade também diminui bastante o custo da solução e torna muito ágil a ajustes e a implementação de novas funcionalidades.

4 Treinamento para software de gestão ERP

Outra questão essencial para o sucesso de um software de gestão é oferecer à equipe um treinamento adequado, a fim de tornar o uso completo e compatível com a necessidade de cada empresa. Naturalmente, o comprometimento dos colaboradores com a utilização rotineira do software de gestão deve ser liderado por um ou mais membros da equipe, conforme a necessidade. Contudo, a informação técnica precisa vir do fornecedor do software de maneira clara, com a possibilidade permanente de eliminação de dúvidas e de auxílio na execução de tarefas, o que é fundamental, sobretudo na fase inicial da implantação.

Mais uma vez, cabe ressaltar a eficiência que a solução do software de gestão em nuvem oferece nesse sentido, considerando a facilidade de contato online e permanente com o instrutor ou fornecedor técnico da solução. Esta possibilidade aumenta, e muito, a velocidade de assimilação das funcionalidades do software por parte dos colaboradores que vão utilizá-lo dentro e fora da empresa.

Da mesma forma, o uso de um software em nuvem elimina aquela dependência que pode surgir quando a documentação de utilização do sistema de gestão é dominada por apenas alguns funcionários da empresa, o que se torna um inconveniente quando há a necessidade de trocar um colaborador na equipe. Uma vez que o acesso ao treinamento online é amplo, o conhecimento sobre o sistema de gestão permanece acessível a todos, com grande facilidade a qualquer momento.

5 Nova cultura para o crescimento da empresa

A implantação de um software de gestão significa também a implantação de uma nova cultura na empresa para redução de custos e rumo ao crescimento. Portanto, é também o momento de revisar os processos e procedimentos atuais, com a oportunidade de eliminar aquilo que ocorre de errado e inovar na forma de executar as tarefas do dia a dia de forma mais eficiente.

6 Monitoramento em tempo real do resultados da empresa

Como estamos falando de uma nova cultura, é possível que leve algum tempo para que ela seja plenamente assimilada por todos colaboradores da empresa, pois é possivel que a implantação do software de gestão receba alguma resistência por parte de alguns colaboradores. Portanto, é essencial fazer o monitoramento constante do uso, inclusive em fases posteriores a implantação.

Afinal, é sempre possível que alguns membros da equipe deixem de usar algumas das funcionalidades do software e que retomem velhos hábitos, como o uso de planilhas desatualizadas e controles paralelos.

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

Desafios na implantação do software de gestão

SOFTWARE DE GESTÃO ERP

O primeiro grande desafio que um gestor enfrenta para adotar a solução de um software de gestão é superado logo que ele decide implementá-la. Afinal, a resistência às novidades, muitas vezes, impede que os passos seguintes sejam dados, inclusive para superar os demais obstáculos que eventualmente vão surgir no meio do caminho.

O próximo desafio a ser enfrentado diz respeito ao perfil do software que atenderá às necessidades da empresa. Para solucioná-lo, é preciso que o gestor compreenda perfeitamente as particularidades do seu negócio. Nesse sentido, é bastante útil conversar com os colaboradores, em cada fase dos processos envolvidos, a fim de detectar quais são as dificuldades e também quais são as maneiras mais apropriadas para resolvê-las. Nessa conversa, também será possível avaliar as expectativas quanto à solução tecnológica, bem como identificar possíveis focos de resistência à implantação, o que permite antecipar as objeções e proativamente alinhar maneiras de enfrentá-las com assertividade.

Ciente do tipo de solução que atende à necessidade da empresa, é chegada a hora de enfrentar o desafio de encontrar um fornecedor do software de gestão que seja idôneo, que seja capaz de oferecer a solução mais apropriada e aderente ao objetivo e orçamento da empresa. De fato, é essencial que o gestor compreenda tudo o que o fornecedor é capaz de oferecer, tanto no que diz respeito à qualidade do software de gestão que será entregue, quanto no que se refere ao treinamento e à manutenção da solução. Nesse ponto, é essencial verificar o histórico da empresa fornecedora e as funcionalidades do software a ser contratado.

Em uma software de gestão em nuvem como o iTurn, por exemplo, esses requisitos não são tão necessários pois a solução roda direto no data-center que geralmente possui grande capacidade e ótimo desempenho no processamento de dados, não é necessário nenhuma instalação no equipamento local, poderá ser acessado de qualquer lugar tanto do computador quanto do celular smartphone e é necessário apenas a utilização do navegador Google Crhome.

Nesse momento, é preciso também se certificar a respeito da existência de outras funcionalidades que poderão ser agregadas ao sistema como, por exemplo, a oferta de aplicações extras, ainda não previstas no momento da implantação inicial, mas que podem ser úteis no futuro.

Por fim, na fase de implantação do software, é bastante possível que o gestor tenha que enfrentar a resistência por parte da equipe em adotar a nova cultura. Como visto anteriormente, este desafio deve ser enfrentado por um treinamento coerente e pelo constante monitoramento da utilização do software e identificação clara dos benefícios que o software de gestão trará para empresa e seus colaboradores.

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

Como evitar o principais erros na implantação do software de gestão

SOFTWARE DE GESTÃO ERP

Antes de partir para a implantação de um software de gestão, é importante que o gestor ou empreendedor tenha em mente os principais erros bastante comuns e como evitá-los.

1 Não definir objetivos claros

O primeiro deles é deixar de definir objetivos claros que devam ser alcançados a partir da implantação do software e que estejam alinhados com a realidade da empresa. Para tanto, é necessário que exista um conhecimento completo sobre os processos e uma projeção sobre como eles podem evoluir, a fim de alcançarem melhores resultados do que os que são apresentados no momento da análise antes da implantação do sistema de gestão erp.

2 Não conhecer bem o software

Adquirir uma solução tecnológica em sistema de gestão erp sem ter o pleno conhecimento das funcionalidades que ela pode oferecer cria a possibilidade da subutilização ou da utilização inadequada da solução. Portanto, é essencial obter todas as informações preliminares sobre o software a ser adquirido, muitos softwares de gestão erp oferecem versões trials para testes por alguns dias antes da contratação definitiva permitindo assim a análise na prática do sistema de gestão erp para garantir a aderência no mesmo às atividades e processos da empresa e, naturalmente é necessário garantir que o treinamento seja bastante assimilado, tanto pela equipe quanto pela liderança fazendo inclusive treinamento periodicamente.

3 Não definir uma equipe qualificada

É essencial que as tarefas sejam atribuídas a membros específicos da equipe, que sejam conhecedores dos processos e com capacidade para assimilar o treinamento e desempenhar seu papel com eficiência. Só assim será possível obter o melhor desempenho do software de gestão erp e também atribuir responsabilidades e fazer o monitoramento apropriado do desempenho na utilização do software e garantir o resultado esperado.

4 Abrir mão de aplicativos específicos

No mercado, existem softwares de gestão empresarial que oferecem soluções genéricas, o que é bastante inconveniente se eles não puderem ser acompanhados de aplicativos específicos, que sejam capazes de solucionar questões inerentes a cada setor que a ferramenta se propõe a atender.

5 Falta de treinamento ou de suporte

Abrir mão do treinamento e tentar aprender tudo sozinho seria uma atitude irresponsável, que poderia ser comparada à de alguém que, mesmo sem saber dirigir, adquire um automóvel. Da mesma forma, prescindir de um suporte permanente cria riscos muito altos, que podem comprometer o desempenho da empresa.

Portanto, é essencial que a escolha do fornecedor recaia sobre uma empresa que seja capaz de oferecer tanto um treinamento apropriado, quanto um suporte permanente.

6 Falta de monitoramento

Acreditar que a equipe assimilará todas as funcionalidades do software e as colocará em prática como o desejado também pode representar uma séria negligência. Afinal, como visto anteriormente, as resistências podem surgir e, junto com elas, podem ocorrer falhas na utilização da nova solução. Portanto, é essencial monitorar o uso da tecnologia adotada.

iTurn –> SOFTWARE DE GESTÃO ERP GRÁTIS

Conclusão

A implantação de um software de gestão erp é uma solução condizente com a realidade atual e se torna ainda mais eficiente quando adotada a partir dos critérios supracitados.

Considerando que atualmente a solução de software de gestão erp em nuvem permite não só as vantagens que a automatização oferece, mas também agrega os valores que a proximidade constante com o fornecedor e clientes que a internet permite, percebe-se que esta é a melhor alternativa a ser adotada no momento.

Adquirindo os produtos de uma empresa confiável, que seja capaz de ajudar no dimensionamento da solução ideal, certamente o gestor obterá os melhores resultados, redução de custo, aumento da produtividade, maiores lucros, controle financeiro adequado quando optar pela implantação de um software de gestão erp.